Xin chào mọi người, hôm nay mình muốn chia sẻ với các bạn hành trình chuyển việc của mình, từ một nhân viên kế toán đến việc trở thành tư vấn viên hệ thống tại Tokyo. Hy vọng rằng câu chuyện này sẽ giúp ích cho các bạn, đặc biệt là những ai đang phân vân giữa việc tiếp tục công việc hiện tại hay tìm kiếm một con đường mới.
1. Phân tích kinh nghiệm cá nhân
Trước khi bắt tay vào quá trình tìm kiếm việc mới, mình đã dành thời gian để phân tích kỹ càng về những kinh nghiệm đã tích lũy được trong suốt thời gian làm kế toán tại Nhật. Công việc của mình bao gồm:
Lập guideline ngân sách cho các công ty con và tập đoàn, tổng hợp báo cáo và phân tích tình hình tài chính.
Quyết toán hàng tháng, nhận báo cáo từ các bộ phận và thực hiện các phân tích sâu về tình hình kinh doanh, sản xuất, hàng tồn kho và lợi nhuận.
Tham gia vào dự án chuyển giá, tính toán giá bán và phân bổ chi phí để đảm bảo lợi nhuận hợp lý.
Đặc biệt, mình có nửa năm tham gia dự án phát triển phần mềm kế toán cho toàn tập đoàn, ban đầu với vai trò kiểm thử, sau đó tiến sâu hơn vào việc lập đơn vị thống kê và cấu trúc tài khoản kế toán.
2. Định hướng tương lai
Để quyết định con đường chuyển việc, mình đã xác định rõ hai điều kiện tiên quyết:
Địa điểm: Mình muốn làm việc ở Tokyo để thuận tiện cho cuộc sống cá nhân.
Nguyện vọng công việc: Mình có hai nguyện vọng chính. Nguyện vọng đầu tiên là trở thành tư vấn viên tại một công ty tư vấn. Nguyện vọng thứ hai là tiếp tục làm kế toán cho một công ty sản xuất nếu không thành công với lựa chọn đầu tiên.
3. Tìm hiểu về công việc tư vấn
Khi nghiên cứu về công việc tư vấn, mình nhận thấy rằng những yếu tố quan trọng mà một tư vấn viên cần có là:
Suy nghĩ logic: Có khả năng trình bày vấn đề một cách rõ ràng, ngắn gọn, và có thứ tự.
Đưa ra nhiều phương án giải quyết: Tư vấn viên phải cung cấp cho khách hàng các lựa chọn khác nhau để giải quyết vấn đề của họ.
Điều thú vị là nhiều công ty không đặt quá nặng về kiến thức kế toán hay IT, bởi vì họ tin rằng những kỹ năng này có thể được đào tạo trong quá trình làm việc. Thay vào đó, họ chú trọng vào tư duy và cách tiếp cận vấn đề của ứng viên.
4. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu
Điểm mạnh của mình là khả năng làm việc với các dự án quốc tế, nhờ vào 6 năm kinh nghiệm làm việc với các chi nhánh nước ngoài.
Điểm yếu của mình là kinh nghiệm rải rác: một chút về kế toán, một chút về tài chính và hệ thống IT, nhưng không chuyên sâu vào lĩnh vực nào cả. Ngoài ra, kỹ năng ngôn ngữ của mình, đặc biệt là trong tiếng Nhật và tiếng Anh thương mại, cũng cần cải thiện do đã quen làm việc trong nội bộ tập đoàn mà không quá chú trọng đến ngôn từ.
5. Bắt đầu công cuộc chuyển việc tại Nhật
Sau khi phân tích kỹ lưỡng điểm mạnh và yếu, mình đã quyết định đăng ký tài khoản trên Bizreach – một nền tảng tuyển dụng nơi các công ty và headhunter có thể tìm kiếm ứng viên. Chỉ sau 2 tháng kể từ khi bắt đầu tìm việc, mình đã nhận được lời mời từ một công ty tư vấn hệ thống kế toán, hoàn toàn phù hợp với kinh nghiệm đã tích lũy trước đó.
Trong quá trình chuyển việc tại Nhật, mình cũng có nhiều buổi phỏng vấn với các công ty nổi tiếng qua các kênh headhunter như KPMG, Abeam, và Hitachi Consulting. Đối với các vị trí kế toán viên tại các công ty sản xuất, mình đã nhận được nhiều lời mời từ các công ty như Kirin, Nisshin và Metabo.
6. Đăng ký và tạo hồ sơ trên Bizreach
Hồ sơ trên Bizreach là yếu tố quan trọng nhất giúp mình nhận được những lời mời ứng tuyển từ các công ty. Mình đã đầu tư rất nhiều thời gian để viết một bản mô tả công việc chi tiết, không chỉ đơn giản liệt kê những gì đã làm, mà còn nhấn mạnh vào những thành tựu cụ thể, cùng với các con số minh họa rõ ràng.
Trong phần mô tả kinh nghiệm làm việc, mình đã viết rất cụ thể và tỉ mỉ, giống như cách viết bản 職務履歴書. Bizreach cho phép tối đa 2000 chữ và khuyến khích viết trên 600 chữ, nhưng với tính cách hay viết dài dòng, mình đã dùng hết 2000 chữ để trình bày đầy đủ những gì mình đã làm, đặc biệt là không quên "khoe" những thành quả bằng các con số cụ thể, dù đôi khi cũng thấy tự ti vì nghĩ rằng chúng chẳng thấm vào đâu so với các ứng viên khác.
Ví dụ, thay vì chỉ viết rằng mình phụ trách đánh giá ngân sách cho các chi nhánh, mình lại cụ thể hóa thành việc phụ trách 7/30 công ty, bao gồm cả PR, trong đó có 1 công ty bán hàng và 1 công ty sản xuất lớn nhất nhì của tập đoàn.
Mặc dù liệt kê chi tiết tất cả các kinh nghiệm của mình, từ những công việc mình làm trong 6 năm đến những công việc chỉ kéo dài 1 tháng, nhưng mình không sắp xếp theo thứ tự thời gian. Thay vào đó, mình chọn lựa và sắp xếp theo mức độ mà mình nghĩ nhà tuyển dụng quan tâm. Có những kinh nghiệm mình viết rất chi tiết, nhưng có những kinh nghiệm chỉ ghi ngắn gọn.
Phần kỹ năng, Bizreach khuyến khích liệt kê trên 10 kỹ năng, nhưng mình thì ghi gần 30 vì tính cách không thể gọn gàng hơn. Đặc biệt, mình không sử dụng các gợi ý sẵn của Bizreach mà tự viết theo ngôn ngữ của riêng mình, kèm theo số năm kinh nghiệm với từng kỹ năng.
Ví dụ: "kỹ năng phân tích lợi nhuận", "kỹ năng lập ngân sách 6 năm"... Nhưng nếu chỉ có 1 tháng kinh nghiệm, mình sẽ không dại gì ghi kèm số năm. Trường hợp này, mình chỉ ghi tên kỹ năng mà bỏ qua phần thời gian.
Ngoài ra, mình cũng chú ý nhiều đến cách diễn đạt và sắp xếp thông tin sao cho rõ ràng, dễ hiểu.
Kết quả là mình đã nhận được khá nhiều lời mời ứng tuyển từ các công ty, nhưng mình chỉ ứng tuyển và phỏng vấn ở những công ty mà mình thực sự yêu thích.
7. Viết CV và chuẩn bị phỏng vấn
Khi chuyển việc, việc viết và chuẩn bị 職務履歴書 là bước rất quan trọng. Mình đã chuẩn bị hai phiên bản:
Bản gốc: Đây là bản mình liệt kê đầy đủ các kinh nghiệm làm việc theo cấu trúc rõ ràng và chi tiết.
Bản chính thức: Sau khi nhận được lời mời ứng tuyển, mình sẽ chỉnh sửa lại 職務履歴書 sao cho phù hợp với từng vị trí công việc cụ thể.
Bản gốc (draft)
Trong bản gốc, mình ghi lại toàn bộ kinh nghiệm công việc, dù là những kinh nghiệm nhiều năm hay chỉ 6 năm, mình đều viết chi tiết theo cấu trúc tiêu chuẩn (xem hình 1). Nội dung bao gồm: 業務タイトル (tiêu đề công việc), 業務目的/概要 (mục tiêu và tóm tắt công việc), 自分担当内容 (phần mình phụ trách), 成果/工夫したこと (kết quả và những sáng tạo mình đã thực hiện).
Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, nhưng không phải mẫu nào cũng phù hợp. Đôi khi việc chọn sai mẫu có thể khiến nhà tuyển dụng không hiểu rõ hết kinh nghiệm của bạn. Ví dụ như lần đầu mình chọn một mẫu không phù hợp (xem hình 2), dẫn đến việc mình trượt từ vòng loại mặc dù công ty nhỏ và vị trí kế toán không quá khó. Đó là một bài học lớn cho mình.
Mình cũng nhận thấy nhiều người bạn đang trong quá trình chuyển việc mắc lỗi tương tự: chỉ đơn thuần liệt kê công việc đã làm và kết quả đạt được. Theo mình, điều quan trọng là phải miêu tả rõ ràng dự án hoặc nhóm bạn tham gia, giúp nhà tuyển dụng thấy được tầm quan trọng và quy mô công việc, từ đó nhấn mạnh vai trò của bạn trong đó.
Chẳng hạn, thay vì chỉ viết "tôi tham gia kiểm thử (test user) cho dự án phát triển phần mềm kế toán của tập đoàn", mình sẽ thêm chi tiết về quy mô dự án: "Dự án lớn áp dụng cho 30 công ty con trong tập đoàn, kéo dài 10 năm, do công ty ABC phụ trách…" để PR bản thân. Dù chỉ là một test user, mình vẫn muốn nhà tuyển dụng hiểu rằng dự án đó có quy mô rất lớn và quan trọng.
Bản chính thức cho từng công việc
Sau khi nhận được lời mời ứng tuyển, mình sẽ điều chỉnh và hoàn thiện bản 職務履歴書 để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng công ty.
8. Phân tích JD (Job Description)
Trước khi viết bản miêu tả kinh nghiệm làm việc 職務履歴書 cho từng vị trí ứng tuyển, việc phân tích JD (Job Description) là rất quan trọng. Mục tiêu là để hiểu rõ nhà tuyển dụng đang tìm kiếm điều gì cho vị trí đó và làm sao để điểm mạnh của mình trở nên phù hợp nhất. Thực ra, đây là cách để “PR” bản thân một cách hiệu quả, thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Mọi người đều biết rằng cần phải tập trung vào những gì nhà tuyển dụng cần, chứ không phải chỉ là “PR” những gì mình có. Tuy nhiên, điều khó khăn là không phải lúc nào cũng rõ ràng những yêu cầu cụ thể từ phía nhà tuyển dụng. Vì vậy, trước khi tìm ra những điểm mạnh để “PR”, hãy phân tích JD một cách kỹ lưỡng.
Nếu bạn chuyển việc trong cùng ngành, mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn vì bạn đã có ít nhiều hiểu biết về nội dung và yêu cầu công việc. Chẳng hạn, khi Nisshin gửi JD cho vị trí tài chính tại một công ty con ở nước ngoài, mình đã phân tích các kỹ năng tài chính kế toán cụ thể cần thiết, cũng như kinh nghiệm làm việc với người bản địa và cách đảm bảo deadline khi làm việc với các quốc gia ở múi giờ khác. Từ đó, mình nhận ra điểm mạnh của mình là 6 năm kinh nghiệm làm việc với các công ty nước ngoài và tập trung vào việc “PR” kinh nghiệm quản lý ngân sách của mình trong lĩnh vực tài chính.
Đối với các công ty đề nghị vị trí tư vấn viên IT liên quan đến hệ thống kế toán, tình hình lại phức tạp hơn. Khi chuyển trái ngành, mình không nắm rõ công việc cụ thể để “PR”, chỉ có những kiến thức chung về tư vấn như khả năng suy nghĩ logic và chuyên môn. Do đó, mình đã tìm hiểu thêm trên mạng về công việc này và tự suy đoán những yêu cầu bên ngoài khả năng tư duy logic, ví dụ như khả năng làm việc theo dự án và đảm bảo deadline, tùy thuộc vào vai trò trong dự án mà cần kiến thức kế toán và IT ở mức độ nào.
Trong trường hợp này, mình không thể “PR” kinh nghiệm làm việc với nước ngoài hay đánh giá ngân sách như trước. Thay vào đó, mình quyết định nhấn mạnh kinh nghiệm nhỏ nhoi 2-3 tháng làm dự án phần mềm với ABC.
Phân tích JD để tìm ra những điểm mạnh cần “PR” là bước quan trọng nhất trong quá trình chuyển việc. Nếu bạn chuyển trong cùng ngành, mọi thứ sẽ đơn giản hơn; còn nếu chuyển trái ngành, hãy tìm hiểu trên mạng hoặc hỏi những người có kinh nghiệm trong ngành. Thậm chí, trước buổi 面談 (phỏng vấn) với nhân sự, bạn có thể dò hỏi để chuẩn bị tốt hơn.
Thông thường, sau khi được liên hệ qua Bizreach, các công ty sẽ tổ chức một buổi 面談 với nhân sự. Đây không phải là phỏng vấn chính thức mà là cơ hội để họ giải thích chi tiết về nội dung công việc và giải đáp những thắc mắc của bạn. Nếu buổi 面談 diễn ra suôn sẻ và bạn thấy thích hợp, bạn mới quyết định ứng tuyển. Trong buổi 面談 này, mình luôn hỏi nhân sự về những yêu cầu quan trọng nhất đối với ứng viên. Theo mình, bạn không nên chỉ dựa vào những điều có trong JD, vì chúng thường khá chung chung và không có điểm nhấn.
Chẳng hạn, nếu trong JD ghi rõ cần ứng viên có chứng chỉ kế toán Boki 2 hoặc CPA nhưng bạn không có bất kỳ bằng cấp nào, đừng ngần ngại hỏi: "Em không có bằng cấp nào nhưng vẫn được mời phỏng vấn, vậy anh chị cần điều gì nhất ở những ứng viên ạ?" Có lần, nhân sự cho biết những chứng chỉ đó có thể học được, nhưng họ cần ứng viên có kỹ năng mềm hơn. Mình quên mất chi tiết cụ thể, nhưng chắc chắn rằng việc hỏi và tìm hiểu sâu hơn về yêu cầu sẽ giúp bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác.
9. Chỉnh Sửa 職務履歴書
Làm mỗi bản để nhấn mạnh điểm nhà tuyển dụng cần
Sau khi phân tích JD và xác định những điểm mạnh phù hợp để “PR”, mình bắt tay vào việc chỉnh sửa 職務履歴書 dựa trên bản gốc draft. Mỗi vị trí mình ứng tuyển, mình sẽ làm một bản riêng, dù cùng chuyên ngành kế toán. Có những công ty cần kinh nghiệm làm việc với nước ngoài, trong khi có công ty lại yêu cầu kinh nghiệm phân tích. Dưới đây là một số lưu ý khi chỉnh sửa:
Thời gian trình bày: Nội dung công việc vẫn được viết theo timeline như bản gốc, nhưng mình sẽ điều chỉnh dựa trên những gì mình muốn nhấn mạnh. Tùy theo từng job mà mình có thể sắp xếp theo thời gian từ xa đến gần, hoặc từ gần đến xa.
Chọn lọc nội dung PR: Với những công việc mình muốn “PR”, mình giữ nguyên theo bản gốc. Còn những công việc không cần thiết, mình sẽ rút ngắn lại, giúp nhà tuyển dụng không bị quá tải và dễ dàng nhận diện kinh nghiệm mà mình muốn nhấn mạnh.
Tùy chỉnh phần 得意分野 và 自己PR: Đương nhiên, phần 得意分野 (lĩnh vực sở trường) và 自己PR (giới thiệu bản thân) cần phải được điều chỉnh cho phù hợp với từng vị trí ứng tuyển. Ai cũng biết điều này, nhưng điều quan trọng hơn là phần giới thiệu sơ lược về bản thân. Mọi người nên sửa đổi theo từng vị trí để khéo léo nhấn mạnh những điểm mà mình muốn “PR”.
Việc chỉnh sửa 職務履歴書 một cách tỉ mỉ sẽ giúp bạn nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công trong quá trình ứng tuyển.
Kết luận
Chuyển việc không phải là quá trình dễ dàng, nhưng nếu bạn biết cách phân tích bản thân, hiểu rõ yêu cầu của công việc mới và tập trung vào những điểm mạnh phù hợp, thì việc đạt được nguyện vọng sẽ trở nên khả thi hơn. Hy vọng câu chuyện của mình sẽ mang lại động lực và thông tin hữu ích cho các bạn đang trong quá trình chuyển việc.
Hẹn gặp lại ở bài viết tiếp theo, nơi mình sẽ chia sẻ chi tiết về quá trình chuẩn bị phỏng vấn và cách mình vượt qua các buổi phỏng vấn khó khăn nhé!
*Bài viết được biên tập lại từ bài viết gốc của tác giả Xuka Sakura trên Group Facebook: Đi làm tại Nhật VPJ
ความคิดเห็น